Virtuelle Pressekonferenz 5 Schritte für erfolgreiche Durchführung

Wie organisiert man eine erfolgreiche virtuelle Pressekonferenz? Der erste Schritt ist eine sorgfältige Planung und Organisation. Dazu gehört die Festlegung des Veranstaltungstermins, die Auswahl der Teilnehmenden sowie die Erstellung eines detaillierten Zeitplans und die Gestaltung der Einladungen. Diese To-Dos kennen alle Presseverantwortlichen schon aus der analogen Welt. Bei einer digitalen Veranstaltung kommen zwei weitere Aspekte hinzu, die sich auf die nachfolgende Organisation auswirken.

Erstens muss eine Entscheidung getroffen werden, wie bzw. wo die Videoproduktion stattfindet. In vielen Geschäftsstellen der veranstaltenden Unternehmen stehen dafür bereits gut ausgestattete Räume zur Verfügung. Wenn kein Publikum vor Ort eingeplant ist, können auch kleinere Räumlichkeiten in Betracht gezogen werden. Sind die beteiligten Personen, die vor der Kamera sprechen werden, geografisch verteilt, ist es eine Überlegung wert, die gesamte Pressekonferenz remote, d.h. ortsunabhängig, zu streamen. In diesem Fall werden Technik-Checks mit allen Beteiligten vorab durchgeführt, damit bei der Live-Übertragung alles nach Plan läuft und alle sich gut vorbereitet fühlen. Die Zuschaltung einzelner Speaker ist natürlich auch möglich.

Zweitens ist die Wahl des passenden Kommunikationskanals (Tools) entscheidend für den Erfolg der Veranstaltung. Da es viele Alternativen gibt, eine Pressekonferenz im Livestream zu übertragen, braucht es erstmal eine gründliche Recherche seitens der Eventverantwortlichen. Dies kann viel Zeit in Anspruch nehmen, daher ist ratsam, die etwas ruhigere Zeit zwischen den Pressekonferenzen für die Suche nach dem passenden Tool zu nutzen. So kann man mehrere Software-Lösungen vergleichen sowie verfügbare Funktionalitäten testen, um dann bei dem nächsten Pressetermin auf die bewährte Plattform zuzugreifen. Die meistens knappe Zeit unmittelbar vor der Pressekonferenz kann somit für die inhaltliche Vorbereitung und Abstimmung genutzt werden.

Für eine erfolgreiche virtuelle Pressekonferenz ist es unabdingbar, dass das technische Equipment einwandfrei funktioniert. Von großer Bedeutung ist dabei eine hohe Bild- und Tonqualität, denn sie hilft dabei, die Feinheiten der Kommunikation an das Publikum zu übertragen.

Bei einer Videoproduktion vor Ort kommt oft ein Teleprompter zum Einsatz. Mit diesem Hilfsmittel können Speaker ihre Rede oder Präsentation problemlos ablesen, während sie gleichzeitig Augenkontakt mit dem Publikum halten. Dies ermöglicht eine fließende und präzise Kommunikation, ohne dass der Redner oder die Rednerin den Kopf senken oder Texte vom Bildschirm ablesen muss. Ein Prompter sorgt also für eine bessere Verbindung mit dem Publikum und vermittelt gleichzeitig Professionalität und Souveränität. Insbesondere bei virtuellen Pressekonferenzen, bei denen das visuelle Element entscheidend ist, kann ein Prompter einen erheblichen Unterschied machen und dazu beitragen, eine starke und überzeugende Botschaft zu vermitteln.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Internetverbindung: Eine stabile und schnelle Verbindung ist essenziell für einen gelungenen Ablauf der Veranstaltung. Vor Beginn der Pressekonferenz sollten daher alle technischen Geräte getestet und gegebenenfalls optimiert werden, um ein professionelles Erscheinungsbild zu gewährleisten.

Als Event-Verantwortliche*r müssen sie kein Technik-Profi sein. Professionelle Livestreaming-Dienstleister kümmern sich um Audio- und Videoproduktion, übernehmen Location-Checks vorab und prüfen die notwendigen technischen Spezifikationen.

Bei der Auswahl des richtigen Tools sollte man sich bewusst sein, dass es eine Vielzahl von Möglichkeiten gibt – von einfachen Video-Chat-Tools bis hin zu umfangreichen virtuellen Event-Plattformen. Wichtig ist, dass die gewählten Tools den Anforderungen der Veranstaltung entsprechen und eine reibungslose Kommunikation mit den Teilnehmenden ermöglichen. Zudem sollten alle Beteiligten vorab mit den ausgewählten Tools vertraut gemacht werden, um technischen Problemen während der Veranstaltung vorzubeugen. Eine gute Vorbereitung in diesem Schritt ist daher für eine erfolgreiche Online-Pressekonferenz unerlässlich.

Bevor die Pressekonferenz live im Internet gestreamt wird, ist es wichtig, dass alle Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert und verteilt sind. Das Redaktionsteam, die Moderation, das Technik-Team und natürlich die referierenden Unternehmensvertreter*innen benötigen Ansprechpersonen am Tag der Veranstaltung, die über alle Abläufe genau informiert sind.

Während der Pressekonferenz sollten die Moderatoren eine angenehme Atmosphäre schaffen und eine klare Struktur verfolgen. Es empfiehlt sich, einen Regieplan zu erstellen, um den Ablauf im Blick zu behalten. Die Dauer der Agenda-Punkte, die vom Unternehmen präsentiert werden, lässt sich gut planen. Der zweite Teil der Online- Pressekonferenz, in dem Fragen gestellt werden, ist dagegen etwas schwerer einzuschätzen. So kann ein Puffer am Ende der Veranstaltung, der von der Anzahl der eingeladenen Personen abhängig ist, hilfreich sein. Die in der Einladung kommunizierte Zeit sollte allerdings nicht überzogen werden.

Die Nachbereitung einer virtuellen Pressekonferenz ist genauso wichtig wie die Vorbereitung und Durchführung selbst. Eine sorgfältige Nachbereitung der Veranstaltung trägt dazu bei, dass das Presse-Event nachhaltig in Erinnerung bleibt und ein positiver Eindruck bei den Teilnehmenden bleibt. Hierbei geht es darum, die Ergebnisse effektiv zusammenzufassen und sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden mit den Informationen versorgt werden, die sie benötigen. Eine Möglichkeit ist, eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte in Form einer Präsentation zu erstellen und diese im Anschluss zu versenden. Auch das Teilen von Aufzeichnungen (auf der Website, Social Media oder per E-Mail) der Online-Pressekonferenz kann hilfreich sein, um allen Beteiligten einen Überblick über die Inhalte zu geben.

Immer mehr Unternehmen setzen auf virtuelle Pressekonferenzen, um ihre Botschaften effektiv an die Öffentlichkeit zu bringen. Ein erfolgreiches Beispiel hierfür ist das Technologieunternehmen Apple, das seit einigen Jahren seine Produktvorstellungen digital präsentiert und dadurch weltweit für Aufsehen sorgt. Auch andere Unternehmen wie Siemens oder SAP haben bereits auf Online-Pressekonferenzen umgestellt und berichten von positiven Erfahrungen. Durch den Einsatz modernster Technologien können Unternehmen ihre Zielgruppen gezielter ansprechen und gleichzeitig Kosten sparen. Zudem bietet die digitale Kommunikation eine hohe Flexibilität und ermöglicht es Unternehmen, auch international tätig zu sein und ihre Botschaften weltweit zu verbreiten.

Virtuelle Pressekonferenzen nehmen eine immer wichtigere Rolle in der PR-Branche ein. Sie bieten zahlreiche Vorteile wie Zeit- und Kostenersparnis sowie eine höhere Reichweite. Maßgeblich für den Erfolg ist dabei die Auswahl eines passenden Tools, um die Anforderungen hinsichtlich Qualität und Interaktion zu erfüllen. Auch die technische Vorbereitung und die Interaktion mit den Journalist*innen während der Veranstaltung spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg. Eine sorgfältige Nachbereitung und Präsentation der Ergebnisse runden das Gesamtkonzept ab. Beispiele aus der Praxis zeigen, dass Unternehmen bereits erfolgreich auf Online-Pressekonferenzen setzen und somit von den zahlreichen Vorteilen profitieren können. Für zukünftige PR-Veranstaltungen ist es daher empfehlenswert, auch die Möglichkeit, eine Pressekonferenz zu streamen, in Betracht zu ziehen und diese professionell umzusetzen.