Mit den unbegrenzten Livestreaming-Kapazitäten sorgen Online-Events für große Reichweiten. Abhängig von den Zielen der Veranstaltung kann die digitale Veranstaltung allen zugänglich gemacht werden oder mit einer Zugangsbeschränkung stattfinden. Ein beliebter Anwendungsfall für Webinare und Webcasts ist die Leadgenerierung. Dazu wird eine Registrierung vor dem Event benötigt. So werden die Kontaktdaten der Teilnehmenden gesammelt und können später verwendet werden.
Der Veranstalter bestimmt, welche Informationen abgefragt werden sollen, welche davon als Pflichtangaben gelten und welche nicht. Eine E-Mail-Adresse ist immer notwendig, aber auch Felder wie „Position im Unternehmen“ oder „Unternehmensgröße“ können relevant sein.
Nach der Registrierung erhält die angemeldete Person eine automatisierte Bestätigungsmail mit dem Link zum Livestream und einem Kalendereintrag. Die Erinnerungs-Mail vor der Veranstaltung wird ebenfalls direkt von der Event-Plattform automatisch versendet. Besonders bewährt hat sich der Versand 24 h, 1 h oder 30 Minuten vor dem Livestream.
Arten von Zugangsbeschränkung
- Whitelisting
- IP-Filter
- Import User-Daten
- API
- Benutzerkonto
Für einen anspruchsvolleren Sicherheitslevel (z.B. bei Townhall-Meetings oder Mitarbeiterversammlungen) kann die Whitelisting-Option in Betracht gezogen werden. Dabei können E-Mail-Adresslisten, Domains oder E-Mail-Adressbereiche hinterlegt werden. Nur Personen, die sich dann über eine dieser Mailadressen registrieren, können am Event teilnehmen.
Mit einem IP-Filter werden ganze Adressen-Bereiche aus Firmennetzwerken hinterlegt, um den Zugang zum Online-Event direkt zu gewähren (auch ohne Registrierung).
Die Registrierung unmittelbar auf der Event-Plattform ermöglicht eine nahtlose User Journey. Dennoch kann es vorkommen, dass die Event-Anmeldung über andere Tools (z.B. CRM) des Veranstalters läuft. In dem Fall findet ein User-Import in die Event-Plattform statt. Auch eine API-Schnittstelle (z.B. zu Salesforce oder Hubspot) kann implementiert werden.
Für wiederkehrende Veranstaltungen eignet sich die Einrichtung von Benutzerkonten. Teilnehmer*innen legen dann im Registrierungsprozess ein Userkonto mit E-Mail-Adresse und Passwort an. Damit bekommen sie Zugang zu einem persönlichen Login-Bereich der Event-Software. Hier können sie ihre persönlichen Daten verwalten, es werden Anmeldungen für kommende Veranstaltungen angezeigt sowie die On-Demand-Videos abgerufen.
